Paperless Office: Sudah siapkan kita? 

Berapa banyak kita habiskan kertas di kantor? Berapa kali konsep surat

harus dicetak untuk dikoreksi sebelum kita tandatangani? Berapa kali kita

rapat dalam seminggu? Berapa banyak bahan rapat dicetak dan difotokopi?

Berapa kali kita terima surat undangan tiap hari? Berapa banyak surat

masuk harus difotokopi untuk keperluan disposisi?

Kehidupan saya sebagai bagian dari perjalanan roda akademik Universitas

Gadjah Mada selalu berhadapan tumpukan kertas yang terus berdatangan

setiap saat. Hampir tiap hari ada mahasiswa yang datang menyerahkan

naskah tugas-tugas kuliah atau pun draf skripsi. Dokumen datang tidak

hanya dari mereka yang menjadi tanggung jawab pembibingan tugas akhir

atau pengajaran kuliah tetapi juga datang dari mereka yang memegang

nama saya dalam daftar pengujinya. Sebagian besar dari naskah tersebut

hanya berfungsi sebagai media komunikasi satu sesi. Dosen membubuhkan

coretan-coretan koreksi; mahasiswa langsung membuangnya setelah koreksi

dilakukan.  Proses pengetikan, pencetakan naskah dan pengkoreksian ini

bisa terjadi berkali-kali untuk bab yang sama.

Dalam pelaksanaan acara perkuliahan, kontribusi dosen pada penggunaan

kertas cukup besar. Penyerahan naskah bahan kuliah baik yang diketik

sendiri maupun hasil pencarian dari Internet ke mahasiswa, langsung

menghasilkan kertas sejumlah halaman bahan dikalikan jumlah mahasiswa

yang mengambil mata kuliah. Dengan perhitungan rerata 12 kali kuliah

untuk kelas berukuran 60 mahasiswa, 5 halaman naskah per tatapmuka akan

mengakibatkan penggunaan tidak kurang dari 7 rim kertas tiap semesternya.

Untuk keperluan administratif pengembangan karirnya, dosen punya kewajiban

mengumpulkan bukti-bukti prestasi akademik dalam bentuk dokumen pengakuan

adanya kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat.

Pada gilirannya, setumpuk kertas bukti tersebut akan difotokopi sebanyak

anggota tim penilai untuk menentukan kelayakan kenaikan jabatan atau

pangkat dosen yang bersangkutan. Dalam praktek, pembuatan dokumen

administratif kenaikan pangkat dan jabatan tidak selalu bisa sekali jadi

dan ini berarti terjadi akumulasi produksi naskah yang cukup besar.

Salah satu tugas pimpinan di unit-unit kerja di lingkungan Kampus UGM

adalah mengikuti dan juga memimpin rapat baik pada tikat di atasnya maupun

dibawahnya.  Kepala UPT Puskom misalnya, menerima dua-tiga undangan rapat

tiap harinya.  Sering masing-masing undangan disertai lampiran bahan

rapat atau notulasi rapat sebelumnya. Di ruang rapat, lebih banyak lagi

bahan tercetak/terfotokopi dimeja sudah menanti, belum lagi naskah yang

datang disela-sela acara rapat itu sendiri. Sebelum kembali dari rapat,

notulen masih membagikan fotokopi hasil rapat; hasil ini akan difotokopi

lagi untuk dibagikan kembali bersama undangan rapat berikutnya.

Selain rapat-rapat, kertas juga banyak digunakan untuk urusan

administratif.  Kepala unit kerja di manapun tiap hari harus

menandatangani sejumlah kertas untuk berbagai kerperluan akuntansi

keuangan mulai dari dokumen pengajuan uang muka sampai ke berbagai

pertanggungjawaban. Dokumen-dokumen serupa harus diproduksi pula untuk

keperluan administrasi pengadaan barang dan jasa bagi institusi yang

bersangkutan. Setiap dokumen harus dibuat rangkap minimal 3. Semua acara

yang memerlukan biaya, misalnya makanan kecil untuk rapat, harus didukung

dengan bukti daftar hadir acara yang mesti dibuat rangkap 3 pula.

Surat dari instansi lain merupakan dokumen penting yang harus disimpan

sebaik-baiknya karena sewaktu-waktu di masa datang bisa dibutuhkan untuk

rujukan. Sering untuk keperluan disposisi, surat difotokopi. Dari satu

surat bisa muncul banyak fotokopinya karena pimpinan mengambil keputusan

bahwa isi surat tersebut harus segera diketahui banyak pihak. Selain

salinan surat, pesan disposisi diberikan di formulir khusus yang

disertakan.  Lagi-lagi penumpukan kertas terus berlangsung.

Dapatkah budaya menghambur-hamburkan kertas ini dihilangkan dari

sistem perkantoran di kampus UGM? Jawabnya bisa. Saat ini kita amat

jarang menemui dokumen yang dibuat dengan mesin ketik manual. Boleh

dibilang bentuk asli dari semua naskah yang kita terima diproduksi dengan

komputer. Dengan fasilitas jaringan komputer, target pembaca naskah yang

diproduksi tersebut bisa langsung membaca atau setidaknya memiliki copy

digitalnya dari komputer masing-masing. Undangan rapat dapat dikirim

melalui e-mail. Bahan rapat dapat disediakan di suatu server dalam

jaringan komputer. Transaksi keuangan serta pengadaan barang dan jasa

dapat dilakukan melalui sistem on-line.  Mahasiswa dapat mengirimkan

bentuk awal dari naskah tugas akhirnya melalui Internet. Dosen dapat

mengetikkan koreksiannya langsung dinaskah tersebut sebelum dikembalikan

ke mahasiswa dengan menggunakan font warna lain misalnya.

Di lingkungan Gadjah Mada, paperless office bukan lagi impian kosong.

Jaringan kampus telah terpasang menghubungkan komputer-komputer yang digunakan

para penghuni di

gedung-gedung utama di seluruh kawasan kampus. Lokasi-lokasi di luar

gedung utama bisa mendapatkan koneksi jaringan melalui kabel telpon

ataupun dengan teknologi jaringan komputer tanpa kabel. Di meja pimpinan

unit-unit kerja pada umumnya sudah tersedia komputer bahkan tidak jarang

ditemui para pejabat menjinjing komputer portabel. Beberapa unit seperti

Lab Elektronika dan Instrumentasi serta Fakultas Farmasi telah mengadakan

program pengadaan komputer jinjing untuk dosen-dosennya. Program serupa

mulai dilakukan pula di unit-unit lain.

Karena maraknya berita tentang computer hacking dan cracking, kadang kita

merasa sarana komunikasi elektronis kurang aman dibanding komunikasi kertas.

Namun mestinya kita juga menyadari bahwa budaya fotokopi dan fax juga

tidak memberi rasa aman 100%. Memang beberapa jenis dokumen yang punya nilai

hukum seperti kontrak kerja belum bisa digantikan sepenuhnya dengan bentuk

elektronis. Namun demikian, produksi naskah tercetak dikertas untuk

keperluan komunikasi sehari-hari sudah mulai bisa kita hilangkan.

Mungkin paperless office tidak bisa diwujudkan penuh 100% namun sekarang

kita bisa memulainya dengan membangun budaya less paper office.

sumber : prastowo.staff.ugm.ac.id/artikel/paperless-office.txt